Se você tem fórmula condicional você pode formatar no caso de uma planilha de média por exemplo para que os aprovados apareçam em azul, e os reprovados em vermelho.

Para tanto selecione a coluna e tecle alt f, desça em formatação condicional enter.

A primeira opção é o valor da célula é não mexa nela.

Tecle tab estará entre, escolha a condição igual a com a seta abaixo.

Tecle tab estará na condição 1 digite aprovado.

Tecle tab em formatar e enter.

Tecle tab até a cor e com as setas escolha a cor e enter.

Tab em ok e enter.

Pressione tab até adicionar e enter.

Repita o processo da condição 1.

Detalhe pode ser que quando você for finalisar tudo o cursor tire vc do foco da janela se isso acontecer tecle alt tab para retornar e depois tab em ok e enter.